Bạn muốn đưa sản phẩm Việt vươn ra biển lớn? Bạn nhìn thấy cơ hội tỷ đô từ thị trường Hồi giáo? Nhưng rào cản lớn nhất lại nằm ở tờ giấy chứng nhận Halal.
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang bị lạc trong ma trận thủ tục. Họ không biết bắt đầu từ đâu. Họ lo lắng về chi phí và thời gian kéo dài.
Đừng để sự thiếu thông tin kìm hãm cơ hội của bạn. Quy trình chứng nhận Halal không quá phức tạp như lời đồn. Nó tuân theo một trình tự logic và khoa học.
Tại Hoa Sen Foods, chúng tôi đã trải qua và đúc kết được kinh nghiệm xương máu. Hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ lại tấm bản đồ 8 bước này. Hãy coi đây là cẩm nang gối đầu giường cho bộ phận xuất khẩu của bạn.
Điều Kiện Tiên Quyết Trước Khi Đăng Ký Chứng Nhận
Khoan hãy nói đến việc nộp đơn. Bạn cần tự hỏi doanh nghiệp mình đã sẵn sàng chưa? Có những điều kiện bắt buộc “bất di bất dịch”.
Thứ nhất là tính pháp lý của doanh nghiệp. Bạn phải có Giấy phép đăng ký kinh doanh hợp lệ. Địa điểm sản xuất phải đúng như trong giấy phép.
Thứ hai, quan trọng nhất, là dây chuyền sản xuất. Bạn phải đảm bảo sự tách biệt với các chất Haram (Cấm). Không được sản xuất thịt heo và thịt bò Halal trên cùng một dây chuyền.
Nếu nhà máy của bạn từng sản xuất đồ Haram, phải có quy trình tẩy rửa nghi thức. Quy trình này cần được thực hiện nghiêm ngặt dưới sự giám sát. Đây là yếu tố sống còn để hồ sơ được chấp nhận.
Thứ ba là hệ thống kiểm soát nội bộ. Bạn cần thành lập Ban quản lý Halal (Halal Assurance System Team). Nhóm này chịu trách nhiệm duy trì sự tuân thủ hàng ngày.
Nếu thiếu một trong ba yếu tố trên, đừng vội nộp đơn. Hãy kiện toàn bộ máy trước. Sự chuẩn bị kỹ càng chiếm 50% cơ hội thành công.
Chi Tiết Quy Trình 8 Bước Tiêu Chuẩn
Dưới đây là lộ trình chuẩn được áp dụng bởi hầu hết các tổ chức chứng nhận uy tín tại Việt Nam.
Bước 1-3: Đăng Ký, Báo Giá Và Ký Hợp Đồng
Đây là giai đoạn khởi động. Mọi thứ bắt đầu bằng sự trung thực trong thông tin.
Bước 1: Nộp Đơn Đăng Ký (Application)
Doanh nghiệp điền thông tin vào mẫu đăng ký của tổ chức chứng nhận. Bạn cần liệt kê chính xác các sản phẩm muốn làm Halal. Danh sách địa điểm sản xuất cũng phải rõ ràng.
Lưu ý quan trọng: Hãy liệt kê cả các sản phẩm gia công (OEM) nếu có. Sự thiếu sót thông tin ở bước này sẽ dẫn đến sai lệch về sau.
Bước 2: Xem Xét Và Báo Giá
Tổ chức chứng nhận sẽ xem xét quy mô và độ phức tạp của bạn. Thủ tục làm Halal cho một nhà máy chế biến thịt sẽ đắt hơn đóng gói hạt điều. Chi phí phụ thuộc vào số lượng dòng sản phẩm và địa điểm.
Họ sẽ gửi lại một bản báo giá chi tiết. Trong đó bao gồm phí nộp đơn, phí đánh giá và phí thường niên. Hãy đọc kỹ các khoản mục để tránh phát sinh.
Bước 3: Ký Hợp Đồng Chứng Nhận
Sau khi thống nhất chi phí, hai bên tiến hành ký hợp đồng. Đây là cam kết pháp lý về quyền và nghĩa vụ. Doanh nghiệp cam kết tuân thủ các chuẩn mực đạo đức Hồi giáo.
Bước 4-5: Đánh Giá Tài Liệu Và Đánh Giá Hiện Trường (Audit)
Đây là giai đoạn “lửa thử vàng”. Sự minh bạch của doanh nghiệp sẽ được kiểm chứng.
Bước 4: Đánh Giá Hồ Sơ Tài Liệu (Stage 1 Audit)
Trước khi xuống nhà máy, chuyên gia sẽ soi hồ sơ của bạn. Hồ sơ đăng ký Halal bao gồm sơ đồ quy trình sản xuất (Flow chart). Danh sách nguyên liệu và phụ gia cũng bị “soi” rất kỹ.
Bạn phải cung cấp COA (Certificate of Analysis) hoặc chứng chỉ Halal của nguyên liệu đầu vào. Nếu tài liệu thiếu hoặc không hợp lệ, bạn sẽ bị yêu cầu bổ sung. Quá trình này có thể mất từ vài ngày đến vài tuần.
Bước 5: Đánh Giá Tại Hiện Trường (Stage 2 Audit/Onsite Audit)
Đoàn đánh giá sẽ đến trực tiếp nhà máy. Đoàn thường gồm 2 chuyên gia: 1 về kỹ thuật thực phẩm và 1 về giáo luật (Sharia). Họ sẽ đi dọc theo dây chuyền sản xuất.
Họ kiểm tra khu vực nhập hàng, kho lưu trữ và khu chế biến. Họ sẽ phỏng vấn ngẫu nhiên công nhân về nhận thức Halal. Hệ thống vệ sinh nhà xưởng cũng được kiểm tra gắt gao.
Họ sẽ xem xét việc bạn có dùng chung dụng cụ hay không. Việc kiểm soát côn trùng và động vật gây hại cũng được chú ý. Bất cứ điểm nào không phù hợp sẽ được ghi nhận lại.
Bước 6-8: Thẩm Xét Kỹ Thuật Và Cấp Giấy Chứng Nhận
Sau chuyến đi thực tế là giai đoạn hậu kiểm và ra quyết định.
Bước 6: Khắc Phục Điểm Không Phù Hợp (NC)
Hiếm có doanh nghiệp nào đạt 100% ngay lần đầu. Bạn thường sẽ nhận được các yêu cầu khắc phục (Non-Conformity – NC). Đừng hoảng sợ, đây là chuyện bình thường.
Bạn có một khoảng thời gian (thường là 30 ngày) để sửa lỗi. Ví dụ: Dán lại nhãn kho, bổ sung hồ sơ đào tạo. Sau khi sửa xong, bạn gửi bằng chứng (ảnh, tài liệu) cho tổ chức chứng nhận.
Bước 7: Thẩm Xét Kỹ Thuật Cuối Cùng
Một Hội đồng Kỹ thuật độc lập sẽ xem xét lại toàn bộ hồ sơ. Họ xem báo cáo của đoàn đánh giá và bằng chứng khắc phục của bạn. Việc này đảm bảo sự khách quan, tránh tiêu cực.
Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, họ sẽ ra quyết định cấp chứng nhận. Nếu chưa, họ sẽ yêu cầu giải trình thêm. Đây là chốt chặn chất lượng cuối cùng.
Bước 8: Cấp Giấy Chứng Nhận Halal
Chúc mừng bạn! Doanh nghiệp chính thức nhận được chứng chỉ. Bạn được quyền sử dụng logo Halal lên bao bì sản phẩm.
Giấy chứng nhận gốc sẽ được gửi về văn phòng doanh nghiệp. Thông tin của bạn cũng được cập nhật lên hệ thống dữ liệu quốc tế. Khách hàng toàn cầu có thể tra cứu và xác thực.
Thời Gian Và Hiệu Lực Của Chứng Chỉ Halal
Hiểu về khung thời gian giúp bạn lên kế hoạch xuất khẩu chính xác.
Thời Gian Thực Hiện Trung Bình
Thông thường, các bước chứng nhận Halal kéo dài từ 15 đến 30 ngày làm việc. Thời gian này tính từ lúc bạn nộp đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thực tế có thể lâu hơn nếu quá trình khắc phục lỗi của bạn chậm trễ.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị trước khoảng 2-3 tháng trước khi lô hàng xuất đi. Đừng để “nước đến chân mới nhảy”. Rất nhiều đơn hàng bị hủy chỉ vì chứng chỉ về trễ vài ngày.
Thời Hạn Hiệu Lực Của Chứng Chỉ
Đa số các chương trình Halal (như JAKIM, GCC) cấp chứng chỉ có hiệu lực 1 năm. Đối với chương trình xuất khẩu sang Indonesia (MUI/BPJPH), một số trường hợp có thể là 4 năm. Nhưng bạn vẫn phải chịu sự giám sát hàng năm.
Gần đến ngày hết hạn (trước 2-3 tháng), bạn phải làm thủ tục tái đánh giá. Quy trình tái đánh giá tương tự như đánh giá lần đầu. Tuy nhiên, nó thường diễn ra nhanh hơn vì bạn đã quen việc.
“Chất lượng không phải là một hành động, nó là một thói quen.” – Aristotle.
Câu nói này rất đúng với việc duy trì Halal. Chứng chỉ chỉ là tờ giấy. Cái quan trọng là thói quen tuân thủ hàng ngày của nhân viên.
Tại Hoa Sen Foods, chúng tôi coi Halal là văn hóa doanh nghiệp. Mỗi nhân viên đều hiểu rằng tuân thủ quy trình là bảo vệ bát cơm của chính mình.
Lời Khuyên Từ Chuyên Gia Hoa Sen Foods
Để quy trình diễn ra suôn sẻ, hãy minh bạch ngay từ đầu. Đừng giấu giếm bất kỳ thành phần nào, dù là nhỏ nhất. Một chất phụ gia không rõ nguồn gốc có thể phá hỏng cả công sức của tập thể.
Hãy đào tạo nhân viên thật kỹ. Khi chuyên gia hỏi, nhân viên phải trả lời đúng quy trình. Sự lúng túng của nhân viên kho có thể khiến chuyên gia nghi ngờ.
Cuối cùng, hãy chọn tổ chức chứng nhận có năng lực. Đừng ham rẻ mà chọn đơn vị không được quốc tế công nhận. Một chứng chỉ “rởm” sẽ khiến bạn mất uy tín vĩnh viễn trên thị trường quốc tế.
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hình dung rõ ràng con đường phía trước. Quy trình chứng nhận Halal là tấm vé thông hành đưa nông sản Việt đi xa. Hãy bắt tay vào thực hiện ngay hôm nay.
Hoa Sen Foods luôn sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm thực chiến với đối tác. Chúng ta cùng nhau nâng tầm vị thế thương hiệu Việt. Chúc doanh nghiệp của bạn sớm chinh phục được dấu Halal danh giá.
Xem thêm: Thị Trường Halal Việt Nam 2025: Nắm Bắt Cơ Hội 23 Tỷ USD
